Mieszkańcy wspólnoty decydują o wyborze zarządcy ich nieruchomości. Jeśli obecny nie realizuje w odpowiedni sposób swoich zadań, to mogą podjąć decyzję o jego zmianie. W jaki sposób można to zrobić?
Zarządca nieruchomości odpowiada za utrzymanie porządku i odpowiedniego stanu technicznego nieruchomości. Do niego należy obowiązek konserwacji instalacji i urządzeń, realizacja remontów i bieżących napraw, utrzymanie zielenie, nadzorowanie prac podwykonawców odpowiedzialnych za realizację zadań zarządcy.
Odpowiada on również za zarządzanie finansami wspólnoty, rozliczenia z mieszkańcami oraz kontakt z nimi w sprawach dotyczących zarządzanej nieruchomości, np. w spawie głosowań nad uchwałami wspólnoty. Obowiązki zarządcy nieruchomości są określone w Ustawie o gospodarce nieruchomościami.
Kiedy można odwołać zarządcę?
Głównym powodem zmiany zarządcy jest zazwyczaj niewywiązywanie się z obowiązków. Jeśli nieruchomość nie jest regularnie sprzątana, nie działa światło na klatce schodowej lub domofon, nie są regularnie prowadzone remonty, to jest to sygnał, że nieruchomością zarządza niewłaściwa osoba lub firma.
Zmianę warto rozważyć również w sytuacji, gdy kontakt z zarządcą jest utrudniony, nie odbiera on telefonów, nie odpisuje na maile. Oczywiście nie mówimy to o sporadycznych sytuacjach wynikających np. z czynników zewnętrznych, ale o stałym i świadomym działaniu i braku perspektyw na poprawę.
Bezwzględnie zmiana zarządcy jest konieczna w przypadku problemów z rozliczeniami, opóźnieniami w płatnościach za faktury od podwykonawców lub dostawców mediów, czy problemem z wyjaśnieniem celu wydatków realizowanych ze środków wspólnoty.
W jaki sposób zmienić zarządcę nieruchomości?
Decyzję o zmianie zarządcy nieruchomości podejmuje się na nadzwyczajnym zebraniu wspólnoty mieszkaniowej. Wniosek o zmianę zarządcy może zostać złożony przez mieszkańców posiadających w sumie więcej niż 10 proc. udziałów w całości nieruchomości. Wniosek musi zostać poparty przez większość mieszkańców, mierzoną liczbą udziałów w zarządzanej nieruchomości, która zależy od metrażu lokalu. Głosowanie może się odbyć w trybie indywidualnego zbierania głosów.
Zmiana zarządcy, który jest jednocześnie zarządem, jest konieczna w formie uchwały wspólnoty zaprotokołowanej przez notariusza obecnego na zebraniu. Należy przy tym pamiętać, że, notariusz nie przeprowadza głosowania, a tylko je protokołuje. Za liczenie głosów, czy ustalanie właścicieli uprawnionych do głosowania odpowiada zarząd lub właściciele nieruchomości organizujący zebranie.
Jeśli zarządcą wspólnoty jest zewnętrzna firma, to w przypadku dużej wspólnoty wypowiedzenie umowy, z zachowaniem odpowiedniego okresu wypowiedzenia podpisuje zarząd. W małej wspólnocie, do której należą nie więcej niż trzy lokale, popisy składają właściciele mieszkań.
W przypadku nowych budynków, w których umowę o zarządzanie nieruchomości zawarł deweloper, istnieje możliwość złożenia zawiadomienie do UOKiK. Zgodnie z ustawą o własności lokali, wspólnota mieszkaniowa ma prawo sama wybrać zarządcę, a narzucanie administratora poprzez dewelopera jest niedozwolone.
Przekazanie spraw nowemu zarządcy
Po wybraniu nowego zarządcy nieruchomości należy się upewnić, że poprzedni przekaże wszystkie dokumenty dotyczące zarządzanej wcześniej nieruchomości. Są to dokumenty:
- statutowo-organizacyjne, np. podjęte uchwały i protokoły zebrań,
- techniczne, np. projekt budynku, instalacji, zagospodarowania terenu, potwierdzenia przeprowadzenia napraw i przeglądów, ekspertyzy techniczne dla urządzeń,
- administracyjne, np. umowy z podwykonawcami i dostawcami,
- finansowe, np. sprawozdania finansowe, księgi rachunkowe, faktury i wyciągi z rachunków bankowych.
W przypadku gdy ustępujący zarządca nie będzie chciał udostępnić dokumentów lub będzie robił trudności i nie będzie chciał przekazać zarządzania nieruchomością, należy wystąpić na drogę sądową. Sąd wyznaczy tymczasowego zarządcę, który będzie się zajmował nieruchomością do czasu rozwiązania sporu. Niestety sprawa w sądzie może być rozstrzygana nawet kilka lat.